编号：SKZ--WJ--JSGHC--17

档案管理是基建管理工作的重要内容。基建工程档案是学院综合档案的重要组成部分，是今后进行基建工作和学院管理工作的基础。

　　一、基建类档案是指学院的基建项目从酝酿、决策到建成交付使用以及改建、扩建、维修等项目的全过程中形成的、对学院和社会具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。

　　二、归档的基建材料，是建设学院的历史记录，所有的工程技术人员，都有建档、为完善档案提供资料的义务。

　　三、各科室要把档案资料的收集、整理、立卷、移交工作列进职责范围，明确专人负责。

　　四、资料的移交工作必须建立健全手续，资料的名称、份数、页数登记造册，移交时填写移交表，一式两份，双方签字。档案移交表须经移交部门负责人审核签字确认，移交学院档案室或城建档案馆存档。向上级档案管理部门移交的文件，如在日常工作中有查阅利用价值，档案管理员应复印存留，以提高利用率。

五、 档案管理注意事项：

1、工程项目的立项、规划、报建资料、合同协议书等收集由计划科负责，工程项目设计图纸、设计变更、签证等施工过程资料收集由工程科负责。工程项目实行总承包方式的，施工资料由总承包单位搜集、整理，竣工时由总承包单位提交完整、准确的基建档案资料。

　　2、单项工程竣工验收后，乙方应及时将该项工程的档案材料移交给甲方，由档案管理员按规定组卷，上交学院档案室，需向城建档案馆移交的工程，在竣工验收合格后按规定及时向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案。

    3、其他应归档的资料，必须及时移交，全部资料要在下年度的四月底前移交给档案管理员。

    4、归档资料必须是原件，使用复印件必须注明原件存放地点，重要工程应在施工前确定归档份数，一般工程归档两份以上。

    5、归档材料移交要全面及时，负责移交人员应对文件内容进行检查，做到内容真实、无遗漏，单项工程各工地代表负责对由施工单位移交的材料依照归档内容进行检查。

    6、竣工图必须使用新蓝图绘制，按规定加盖“竣工图”标志，并如实填写内容。

    7、归档材料必须字迹清晰端正，图纸清楚，纸张优良，书写一律用碳素墨水，以利长久保存。

    8、档案管理人员按规定对所收集的档案资料进行排列、组卷、编目、装订。

   9、校内外单位或个人，查阅档案资料时，须经部门负责人以上领导同意方可查阅相关资料，档案管理员作好查阅记录。

    10、归档资料一般不外借。确须借出时，须经部门负责人以上领导批准方可办理借出手续，并规定归还日期，档案管理员作好借阅登记（注明借阅人姓名、单位、联系电话等）。

   １1、对借还的档案资料，档案管理员要进行认真清点、检查和验收，无误后方可归档，如发现问题，及时查明原因，上报领导。

   １2、档案管理人员在调换工作时，对所管档案要办理交接手续，离职后对需保密材料内容不得泄露。